Prozessoptimierung
Prozessaufnahme, Prozessoptimierung und Organisationsentwicklung
Wir machen Abläufe in Ihrem Unternehmen transparent, identifizieren Engpässe und gestalten Prozesse, Organisationsstrukturen und Tools effizienter, vor Ort oder remote.
- 3 Aufträge in Folge bei Sana, 2 Jahre Begleitung
- unter 2 Wochen bis zu den ersten Ergebnissen
- BPMN & Power BI von der Prozessaufnahme bis zum Dashboard
Wann lohnt sich eine Prozessaufnahme und Optimierung?
Typische Anzeichen, bei denen wir Unternehmen unterstützen:
- Abläufe sind über Jahre gewachsen: Niemand hat mehr den Gesamtüberblick, und neue Mitarbeitende brauchen lange für die Einarbeitung
- Verantwortlichkeiten sind unklar, Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt
- Sie brauchen eine ISO 9001 oder ISO 27001 Zertifizierung
- Daten liegen verstreut in Excel-Dateien, und Reports werden jede Woche von Hand zusammengebaut
- Für ein Verbesserungsprojekt fehlen Ihnen kurzfristig Kapazitäten oder Know-how, auch wenn Sie als Beratung Unterstützung in Kundenprojekten brauchen
Was wir für Sie tun
Prozessaufnahme Wir erfassen Ihre Ist-Prozesse in Gesprächen und Workshops und dokumentieren sie verständlich, z. B. als Prozesslandkarte oder BPMN-Modell.
Analyse & Soll-Konzept Wir decken Engpässe, Medienbrüche und Doppelarbeit auf und entwickeln daraus schlanke Soll-Prozesse mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Organisation & Rollen Wir entwickeln Organisationsmodelle, Rollenprofile und Stellenbeschreibungen, damit Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.
Daten & Automatisierung Wir bereinigen und konsolidieren Daten und automatisieren wiederkehrende Aufgaben, etwa mit Excel/VBA-Tools und Power-BI-Dashboards.
Begleitung der Umsetzung Auf Wunsch erstellen wir eine Roadmap mit Meilensteinen und begleiten die Einführung im Unternehmen.
Sie wollen Stillstände in der Produktion oder Logistikkosten senken? Dann passt unsere Operational Excellence.
So geht es weiter
In einem ca. 30-minütigen Videocall lernen wir uns kennen und besprechen den groben Rahmen. Dabei setzen wir erste Ziele fest, bestimmen einen Zeitrahmen und können einen initialen Preisrahmen festlegen.
Wir stellen ein Team aus den dafür am besten geeigneten Mitgliedern zusammen. Dabei kombinieren wir Branchenexperten mit erfahrenen Generalisten.
Im Kick-off schärfen wir Ziele und Umfang gemeinsam und Sie erhalten ein kostenloses, individuelles Angebot. Dabei wird der genaue Preis festgelegt.
Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, mit regelmäßigen Abstimmungen und transparenten Zwischenergebnissen. Bei Bedarf kann der Umfang noch angepasst werden.
Sie erhalten die Ergebnisse dokumentiert und umsetzungsreif. Dazu gibt es eine ausführliche Abschlusspräsentation und alle (Teil-)Ergebnisse.
Referenzen aus der Praxis
Sana Medizintechnisches Servicezentrum GmbH: Organisationsentwicklung über drei Projekte (2021–2023)
Ausgangslage: Die Sana MTSZ plante starkes externes Wachstum. Dafür brauchte sie eine Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten, effizienter Teamstruktur und Entwicklungsperspektiven für Mitarbeitende.
Vorgehen:
- Organisationsmodell (2021/22): Wir haben Struktur, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen analysiert und daraus ein wachstumsorientiertes Organisationsmodell entwickelt.
- Workshop agiles Arbeiten (2023): In einem Präsenz-Workshop in Stuttgart hat der Führungskreis agile Methoden spielerisch erlebt. So sollte die neue Struktur auch im Alltag gelebt werden.
- Transformation des Technischen Service (2023): Wir haben die Erfahrungen der Stakeholder aufgenommen und das Modell für den Technischen Service weiterentwickelt. Die Einführung haben wir begleitet.
Was Sana erhalten hat: ein wachstumsorientiertes Organisationsmodell mit Rollenbeschreibungen und Rollenprofilen, Ansätze für Incentivierung und Mitarbeiterbindung, eine Roadmap mit Meilensteinen und Handlungsempfehlungen, eine Implementierungsstrategie mit festen Austauschrunden sowie eine Workshop-Dokumentation für die Mitarbeitenden.
Eckdaten: 3 aufeinanderfolgende Aufträge · ca. 130 Beratertage · 2 Jahre Begleitung
Internationale Unternehmensberatung: Datenaufbereitung und Automatisierung über mehrere Folgeaufträge
Ausgangslage: Eine internationale Unternehmensberatung brauchte für ihre Kundenprojekte im Maschinenbau und im produzierenden Gewerbe kurzfristig Unterstützung bei Daten, Prozessen und Tools. Intern fehlten ihr dafür Know-how und Kapazitäten.
Vorgehen:
- Daten & Rollen: Wir haben die Qualität der Lieferanten- und Materialdaten geprüft und falsch gepflegte Einträge zur Korrektur markiert. Außerdem haben wir aus vorhandenen Aufgaben und Verantwortungen Stellenbeschreibungen auf Deutsch und Englisch erstellt.
- Lieferantendatenbank: Wir haben verschiedene Datenquellen konsolidiert, eine Datenbank konzipiert und aufgebaut, Dopplungen bereinigt und sie um recherchierte Kaltumformer aus Europa und den USA erweitert.
- Automatisierung Einkauf: Wir haben ein Excel/VBA-Tool gebaut, das die wöchentlichen Sourcing-Daten automatisch bereinigt, zusammenführt und daraus Standardreports erstellt. Dazu kamen ein Tool für Live-Auktionen mit Power-BI-Dashboard und ein überarbeitetes Tool für F&E-Kostenkalkulation mit Testprozess für stabile Updates.
Ergebnis: Zwischen Anfrage und Lieferung der ersten Arbeitspakete lagen weniger als 2 Wochen. Aus dem ersten Projekt wurde eine langfristige Zusammenarbeit mit mehreren Folgeaufträgen.
Eckdaten: mehrere Folgeaufträge · allein das Automatisierungsprojekt: 12 Monate, 3 Tools
Häufige Fragen zur Prozessoptimierung
Was kostet ein Projekt zur Prozessoptimierung?
Das hängt von Umfang und Dauer ab. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles, kostenloses Angebot.
Wie lange dauert ein Projekt?
Kompakte Projekte dauern rund zwei Wochen. Größere Vorhaben begleiten wir über mehrere Monate, auf Wunsch auch langfristig mit wenigen Stunden pro Monat. Bei Prozessaufnahmen hängt die Dauer außerdem davon ab, wie schnell wir Workshop-Termine mit Ihnen und Ihren Mitarbeitenden finden.
Wer arbeitet an meinem Projekt?
Ihr Projekt übernehmen Studierende der RWTH Aachen aus über 20 Studiengängen. Wir stellen jedes Team gezielt nach den Anforderungen Ihres Projekts zusammen. So verbinden wir aktuelles Hochschulwissen mit Praxiserfahrung aus über 300 Projekten.
Arbeiten Sie vor Ort oder remote?
Beides. Wir haben Projekte unter anderem in Aachen, Stuttgart, Bielefeld und Friedrichshafen vor Ort begleitet und arbeiten ebenso remote.
Unterstützen Sie auch andere Unternehmensberatungen?
Ja. Beratungen beauftragen uns, um kurzfristige Kapazitätsengpässe in ihren Kundenprojekten abzufedern, etwa bei Datenaufbereitung, Analysen oder Tool-Entwicklung.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse
1. Vorsitzender
Vorstand für Sales & Network
Leonard Soding
leonard.soding@aixsolution.com
+49 17672477573